Wir bieten unseren Kunden ein umfassendes Dienstleistungsangebot rund um die Immobilie. Dieses beginnt bei den Beratungsgesprächen mit Investoren, Eigentümern und Bauherrn, und umfasst Verhandlungen mit Architekten, Fachplanern und Handwerkern bis hin zur ständigen Kommunikation mit den Mietern. Doch dies ist nur die eine Seite. Genauso wichtig ist es, umsichtig und schnell zu handeln. Schließlich werden wir an den Ergebnissen gemessen.
Unser Auftrag: Durch exzellente Dienstleistungen allen Partnern gleichermaßen gerecht zu werden und vor allem für hohe Kundenzufriedenheit und optimale Renditen zu sorgen.
Vor diesem Hintergrund suchen wir eine(n) Mitarbeiter(in), der/die unser Alltagsgeschäft tatkräftig unterstützt, Eigeninitiative beweist und mit ganzem Herzen dabei ist. Ihre Aufgaben sind es in enger und ständiger Zusammenarbeit mit unserem Projektteam, unseren Servicepartnern und der Geschäftsleitung selbstständig alle administrativen und organisatorischen Geschäftsfelder abzudecken. Hierzu gehören sowohl die Koordination sämtlicher interner und externer Korrespondenz und Aufgabenverteilung, die Verwaltung unserer Kundendatenbank und Aufsicht über alle Inventarbestände.
Die Ausübung genereller Sekretariatsaufgaben unter Verwendung modernster Technik und Softwareprogrammen, stellt für Sie kein Problem dar. Als Ansprechpartner für unsere Kunden und Partner, sowohl telefonisch als auch persönlich, verfügen Sie über ein professionelles Auftreten und das nötige Fingerspitzengefühl in diffizilen Situationen. Zudem erwarten wir uns Engagement, unternehmerisches Denken und Freude an der Entwicklung unseres Unternehmens.
Ihre Aufgaben:
- Koordination der täglichen Geschäftsabläufe und aktive Unterstützung bei unseren Immobilienprojekten
- Bearbeitung des gesamten Posteingangs und -ausgangs inklusive der internen Postverteilung und des Wiedervorlagemanagements
- Inventarbestandsaufnahme und -aktualisierung sowie Bestellung von Büromaterialien
- Vertragsmanagement und Kontaktpflege von Bestandskunden
- Betreuung und Bewirtung von Kunden und Geschäftspartnern
- Vorbereitung von Konferenzräumen und Besprechungen
- Reise- und Terminkoordination sowie die Organisation von Veranstaltungen
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise eine Ausbildung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement bzw. Bürokommunikation (mehrjährige Berufserfahrung in der Auftragsbearbeitung oder im Innendienst wären von Vorteil) alternativ Studium der Medien- oder Geisteswissenschaften (z. B. Germanistik, Geschichte, Philosophie)
- Sehr guter Umgang mit der Standardsoftware MS-Office (Word, Excel, Outlook, Power Point)
- Erste Erfahrung mit der Finanzsoftware DATEV sind von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung
- Sehr gute verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und gute Englischkenntnisse
- Der Umgang mit Zahlen und Genauigkeit zählt zu Ihren Stärken
- Teamorientiertes Arbeiten, ausgeprägte Kunden-, Qualitäts- und Serviceorientierung
Wir bieten:
- Einen sicheren Arbeitsplatz mit Festgehalt in einem beständigen, zukunftsorientierten Unternehmensfeld
- Flache Unternehmenshierarchie mit teamübergreifendem Zusammenhalt in einem Kollegium, in dem sich jede/r auf jede/n verlassen kann
- Eine umfangreiche Schulung und Einarbeitung in alle Arbeitsprozesse
- Eine Vielzahl von individuellen Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Zentral gelegene Büroräumlichkeiten mit direkter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
- Eine funktionale Büroküche, frisches Obst, Kaffee und andere Getränke
Neben einer angenehmen Atmosphäre bieten wir Ihnen ein Arbeitsumfeld, dass von Abwechslungsreichtum und Kollegialität geprägt ist. Bei uns gelten flache Hierarchien und ein Prinzip der offenen Tür. Für Ihren täglichen Einsatz erhalten Sie jede Menge von Ihrem Team zurück. Die Qualität Ihrer Arbeit und Ihre Zuverlässigkeit finden bei uns große Anerkennung. Wir schätzen es, uns auszutauschen, füreinander da zu sein und uns gegenseitig besser zu machen.
Wir haben viel vor und brauchen Sie schnellstmöglich. Wenn Sie gerne Teil eines dynamischen, erfolgsorientierten Teams und Arbeitsumfeldes werden möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bestehend aus einem Motivationsschreiben, Ihrem Lebenslauf sowie relevanten Zeugnissen und Referenzen (karriere@arte-domus.eu).